Descarte de documentos: quando o papel pode ir embora
Quase toda empresa tem uma sala, um armário ou um depósito alugado cheio de caixas que ninguém abre há anos. Todo mundo sabe que aquilo custa dinheiro, mas ninguém quer ser a pessoa que jogou fora o contrato que faria falta. O descarte de documentos trava justamente nessa dúvida: o que a lei deixa eliminar, e em que momento?
A resposta depende de duas perguntas: o prazo de guarda já acabou? Se não, o documento foi digitalizado do jeito que a lei pede? Veja como cada caso funciona e quais originais não devem ser destruídos.
Quando o descarte de documentos é permitido
O primeiro caminho é o fim do prazo de guarda. Os prazos costumam acompanhar a prescrição e a decadência, o tempo em que alguém ainda pode cobrar ou questionar aquele direito. O Código Tributário Nacional, por exemplo, manda conservar livros fiscais e comprovantes até a prescrição dos créditos tributários (artigo 195, parágrafo único). Já no campo trabalhista, o artigo 11 da CLT fixa cinco anos para o trabalhador urbano cobrar créditos, até o limite de dois anos após o fim do contrato. Reunimos as referências por tipo de documento no guia sobre quanto tempo guardar documentos.
O segundo caminho é a digitalização, que permite eliminar o papel antes do fim do prazo. A Lei 12.682/2012, no artigo 2º-A, diz que o original pode ser destruído depois da digitalização, uma vez constatada a integridade do documento digital, e dá à versão digital o mesmo valor probatório do original. Repare que o prazo continua valendo nesse caso: muda o suporte, não o tempo de guarda. O artigo 11 do Decreto 10.278/2020 exige que o arquivo digital seja preservado, no mínimo, até o fim dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se refere.
O que a digitalização precisa ter para valer
Passar o papel no scanner e salvar em uma pasta não basta. O artigo 9º do Decreto 10.278/2020 só autoriza o descarte do físico depois de uma digitalização feita conforme o próprio decreto, e o artigo 4º pede que o processo garanta integridade, rastreabilidade, qualidade de imagem e interoperabilidade entre sistemas, além de confidencialidade quando aplicável.
O nível de exigência muda conforme quem vai receber o documento:
- Perante órgãos públicos: o artigo 5º exige assinatura digital com certificado ICP-Brasil, os padrões técnicos do Anexo I e os metadados mínimos do Anexo II.
- Entre particulares: o artigo 6º aceita qualquer meio de comprovar autoria e integridade, desde que escolhido de comum acordo ou aceito pela pessoa a quem o documento for apresentado.
- Sem acordo prévio entre as partes: o parágrafo único do artigo 6º manda aplicar as regras do artigo 5º, ou seja, o padrão mais rigoroso.
Na prática, como é difícil prever para quem um documento antigo será mostrado no futuro, o padrão do artigo 5º é o caminho mais seguro. Se a digitalização for terceirizada, lembre que o artigo 8º mantém com o possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo.
O armazenamento também entra na conta. O artigo 10 pede proteção contra alteração, destruição e acesso não autorizado, além de metadados que permitam localizar o arquivo. Uma pasta compartilhada qualquer dificilmente atende a isso, e por isso o tema pede uma gestão eletrônica de documentos com controle de acesso definido.
Quais originais não devem ser descartados
Antes de eliminar qualquer caixa, confira se há documentos destes grupos:
| Documento | O que observar |
|---|---|
| Valor histórico | Lei 12.682/2012 e Decreto 10.278/2020 ressalvam a destruição, e o decreto não define o que é valor histórico |
| Títulos de crédito | O Código Civil (art. 223, parágrafo único) diz que a cópia não supre o original quando a lei ou as circunstâncias condicionam o direito à sua exibição |
| Registros públicos | O original deve ser preservado mesmo digitalizado (Lei 12.682/2012, art. 6º) |
| Documentos de identificação e de porte obrigatório | Ficam fora do Decreto 10.278/2020 (art. 2º, parágrafo único) |
| Operações do sistema financeiro | Também ficam fora do decreto, e cabe ao Conselho Monetário Nacional regular o tema (Lei 12.682/2012, art. 2º-A, § 6º) |
| Prontuários de pacientes | Lei própria, com análise obrigatória de comissão antes da destruição e guarda mínima de 20 anos |
| Documentos públicos | A eliminação depende de autorização da instituição arquivística pública |
Os dois últimos têm regras específicas: os prontuários seguem a Lei 13.787/2018 (artigos 3º e 6º) e os documentos públicos, a Lei 8.159/1991 (artigo 9º).
Vale atenção também a documentos ligados a processos. O artigo 425 do Código de Processo Civil manda preservar os originais de documentos digitalizados juntados aos autos até o fim do prazo da ação rescisória, e permite ao juiz determinar o depósito do título executivo extrajudicial ou de documento relevante para a instrução. Por isso, contrato em disputa ou prestes a ser executado não deve entrar no lote de descarte.
A LGPD também cobra o descarte
Guardar tudo para sempre não é a saída segura que parece. Pela LGPD, os dados pessoais devem ser eliminados após o término do tratamento (artigo 16), salvo exceções como o cumprimento de obrigação legal ou regulatória. Vencido o prazo, e sem outra base para manter, a ficha de ex-funcionário esquecida em uma caixa vira passivo.
A forma de eliminar também importa. O artigo 46 obriga a adotar medidas de segurança contra acessos não autorizados, e colocar currículos e holerites inteiros no lixo comum é um risco evidente. O mais prudente é fragmentar o papel ou contratar uma empresa especializada que comprove o serviço.
Como organizar o descarte em 5 passos
- Monte uma tabela de temporalidade: liste cada tipo de documento, o prazo de guarda e o destino final, e valide com o contador e o jurídico.
- Separe o que nunca entra no lote: títulos de crédito, documentos de valor histórico, registros públicos e o que estiver ligado a processo em andamento.
- Digitalize o que ainda está no prazo: siga o Decreto 10.278/2020 e confira a integridade dos arquivos antes de tocar no papel.
- Elimine com segurança e deixe registro: anote o que foi descartado, quando, por quem e por qual critério.
- Pare de produzir papel novo: contratos assinados eletronicamente já nascem digitais, com trilha de auditoria, e não geram caixa nenhuma para descartar.
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Conclusão
O descarte de documentos deixa de assustar quando vira processo. Vencido o prazo de guarda, sem exceção aplicável e sem disputa em curso, o papel pode sair. Ainda dentro do prazo, ele só sai depois de uma digitalização conforme o Decreto 10.278/2020. Em caso de dúvida sobre um documento específico, consulte o jurídico antes de destruir o original, porque essa é a única etapa que não tem volta.
Perguntas frequentes
Posso jogar fora o papel depois de digitalizar?
Em regra, sim, desde que a digitalização siga o Decreto 10.278/2020 e a integridade do arquivo tenha sido confirmada. Ficam de fora os documentos de valor histórico, e é preciso cautela com títulos de crédito e documentos ligados a processos judiciais.
Depois de digitalizar, o prazo de guarda deixa de contar?
Não. O artigo 11 do decreto exige preservar o arquivo digital, no mínimo, até o fim dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que ele se refere. Depois disso, a Lei 12.682/2012 permite eliminá-lo (artigo 2º-A, § 3º).
Qual a forma correta de fazer o descarte de documentos com dados pessoais?
A LGPD não define um método único, mas exige medidas de segurança contra acesso não autorizado. Fragmentar o papel, ou contratar empresa especializada que comprove o serviço, atende melhor a essa exigência do que o lixo comum.
Contrato assinado eletronicamente precisa ser impresso e guardado?
Não. Ele já nasce digital e o original é o próprio arquivo, por isso não há papel a guardar. O que precisa ser preservado é o arquivo com a assinatura, durante todo o prazo de guarda.