Publicado em 26 de dezembro de 2025
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) transformou a maneira como as empresas, especialmente na área da saúde, lidam com informações sensíveis. Nesse cenário, o termo de consentimento digital deixou de ser uma conveniência para se tornar uma ferramenta essencial de conformidade e segurança. Afinal, garantir que os pacientes compreendam e autorizem o uso de seus dados é o primeiro passo para uma relação de confiança e para evitar sanções pesadas.
No entanto, muitas clínicas e hospitais ainda dependem de processos manuais, baseados em papel, que são não apenas ineficientes, mas também repletos de riscos. Perda de documentos, dificuldade de armazenamento e, acima de tudo, a falta de uma trilha de auditoria clara são apenas alguns dos problemas. Portanto, modernizar essa coleta é fundamental.
Este guia explora como a implementação de um sistema de termo de consentimento digital, apoiado por assinaturas eletrônicas, pode resolver esses desafios, garantindo total conformidade com a LGPD e otimizando a gestão de documentos do paciente. Além disso, mostraremos como a tecnologia pode ser uma aliada para fortalecer a segurança de dados na saúde.
O método tradicional de coletar consentimento através de formulários de papel apresenta uma série de desafios operacionais e de segurança que não podem mais ser ignorados. Primeiramente, a gestão física desses documentos é cara e complexa. Arquivos de papel ocupam espaço, exigem organização manual e são suscetíveis a danos, como rasgos e extravios.
Além disso, a rastreabilidade é um ponto crítico. Em caso de uma auditoria ou disputa legal, comprovar que um paciente específico assinou um termo, em que data e em quais circunstâncias, pode se tornar uma tarefa árdua. A falta de uma trilha de auditoria digital e imutável fragiliza a segurança jurídica da instituição. Assim, o processo manual se torna um gargalo que consome tempo da equipe administrativa, que poderia ser dedicado a atividades mais estratégicas.
Por exemplo, a busca por um único documento em um arquivo com milhares de pastas pode levar horas. Esse cenário não apenas diminui a produtividade, mas também eleva o risco de não conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados, que exige uma gestão de dados pessoais organizada e segura.
A LGPD estabelece que o consentimento do titular dos dados deve ser uma manifestação “livre, informada e inequívoca”. No contexto da saúde, onde os dados são considerados sensíveis, essa exigência é ainda mais rigorosa. Não basta apenas obter uma assinatura; é preciso garantir que o paciente realmente entendeu para que seus dados serão utilizados.
Isso significa que o termo de consentimento digital deve ser claro, objetivo e específico para cada finalidade. Por exemplo, um consentimento para o uso de dados em um procedimento médico não autoriza automaticamente seu uso em uma pesquisa científica. Cada finalidade exige uma autorização distinta.
Adicionalmente, a lei determina que a prova do consentimento deve ser armazenada de forma segura e ser facilmente acessível para fiscalização. É aqui que a assinatura de termo de consentimento digital se destaca, pois ela gera um registro eletrônico detalhado, incluindo informações como o endereço de IP, data e hora da assinatura, fortalecendo a validade jurídica do documento, como aponta a legislação brasileira sobre o tema. Para uma gestão de documentos do paciente eficiente, a digitalização é, portanto, indispensável.
Para aprofundar seu conhecimento sobre o tema, recomendamos a leitura do artigo sobre LGPD na saúde e o papel da assinatura digital, que detalha ainda mais as nuances da legislação no setor.
A assinatura digital surge como a solução ideal para modernizar a coleta de consentimentos. Diferente de uma simples imagem de assinatura colada em um documento, a assinatura digital utiliza criptografia para garantir a autenticidade, a integridade e o não-repúdio do documento assinado. Isso significa que é possível comprovar quem assinou, quando assinou e que o documento não foi alterado após a assinatura.
Plataformas como a LetsSign oferecem uma solução completa que vai além da simples assinatura. Com ela, é possível automatizar todo o fluxo de coleta do termo de consentimento digital. O processo é simples: o termo é enviado ao paciente por e-mail ou SMS, ele pode ler o documento com calma em seu próprio dispositivo e assinar com poucos cliques. Consequentemente, a experiência do paciente melhora, e a clínica ganha em agilidade.
Além disso, cada etapa do processo é registrada em uma trilha de auditoria detalhada, que serve como prova robusta em qualquer verificação de conformidade. Essa rastreabilidade é um dos pilares da segurança de dados na saúde e um diferencial competitivo para instituições que buscam excelência em sua governança.
Para garantir uma transição suave e eficaz para o termo de consentimento digital, é importante seguir algumas boas práticas. Primeiramente, revise e atualize todos os seus termos de consentimento para garantir que eles estejam em conformidade com a LGPD, sendo claros e específicos sobre a finalidade do tratamento de dados.
Em segundo lugar, escolha uma plataforma de assinatura digital que ofereça alta segurança e validade jurídica, como a solução LetsSign. Verifique se a ferramenta está em conformidade com as normas brasileiras, como a Medida Provisória 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e garante a validade jurídica das assinaturas eletrônicas.
Finalmente, treine sua equipe para que todos compreendam o novo processo e saibam orientar os pacientes. A automação da gestão de documentos do paciente não elimina a necessidade de um atendimento humanizado. Pelo contrário, ela libera sua equipe para focar no que realmente importa: o cuidado com o paciente.
Para otimizar ainda mais seus processos, explore como funciona a gestão de documentos de forma mais ampla e como ela pode beneficiar toda a sua operação.
Em resumo, o termo de consentimento digital não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para qualquer instituição de saúde que deseje operar de forma segura, eficiente e em conformidade com a LGPD. A transição do papel para o digital elimina riscos, otimiza processos e fortalece a segurança jurídica do seu negócio.
A LetsSign oferece uma plataforma robusta e intuitiva para a assinatura de termo de consentimento e a automação completa da gestão de documentos. Nossa solução garante a rastreabilidade e a validade jurídica que sua clínica precisa para focar no bem-estar dos seus pacientes, com a tranquilidade de estar em conformidade.
Não espere por uma notificação da ANPD para modernizar seus processos. A segurança de dados na saúde começa com a escolha das ferramentas certas.
Garanta a conformidade dos seus termos de consentimento. Fale com um especialista da LetsSign.
