Publicado em 19 de janeiro de 2026
A gestão de pessoas evoluiu, e com ela, a necessidade de processos mais ágeis, seguros e em conformidade com a legislação. Para o setor de RH, um dos maiores desafios é a coleta e o gerenciamento de autorizações dos colaboradores, como o termo de consentimento digital. Lidar com papelada não só é ineficiente, mas também abre brechas para riscos legais e operacionais que nenhuma empresa pode ignorar.
Nesse cenário, a transformação digital deixou de ser uma opção e se tornou uma exigência. Portanto, implementar uma solução que automatize a criação, o envio e o armazenamento desses documentos é fundamental. A boa notícia é que a tecnologia oferece caminhos para simplificar essa tarefa, garantindo segurança jurídica e liberando o time de RH para focar no que realmente importa: as pessoas.
O termo de consentimento digital é um documento eletrônico no qual o funcionário autoriza a empresa a coletar, tratar e armazenar seus dados para finalidades específicas, em total conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Além disso, ele pode ser usado para formalizar a concordância com políticas internas, normas de conduta, uso de imagem, entre outras situações.
Para o RH, a preocupação vai além de simplesmente obter um “de acordo”. É preciso garantir que o consentimento seja livre, informado e inequívoco. Assim, o formato digital, quando implementado corretamente, oferece uma rastreabilidade que o papel não consegue igualar. Cada etapa do processo — do envio à assinatura — é registrada, criando uma trilha de auditoria robusta e indiscutível.
Muitas empresas ainda dependem de processos manuais, como a impressão de termos, a coleta de assinaturas em papel e o arquivamento físico. No entanto, essa abordagem é extremamente arriscada. Primeiramente, há o risco de extravio ou danos aos documentos, o que pode deixar a empresa vulnerável em uma auditoria ou disputa judicial. Além disso, a gestão manual dificulta a comprovação de que o consentimento foi de fato obtido de maneira válida.
As multas por descumprimento da LGPD são severas e podem impactar significativamente a saúde financeira da organização. Portanto, a ausência de um termo de consentimento digital adequado não é apenas uma falha administrativa, mas um passivo legal perigoso. Para um guia completo sobre como evitar esses problemas, confira nosso artigo sobre gestão de documentos de RH.
A LetsSign oferece uma solução completa para simplificar e proteger todo o ciclo de vida do termo de consentimento digital. A plataforma foi desenhada para ser intuitiva, permitindo que o RH implemente um fluxo de trabalho automatizado em poucos passos, com total segurança jurídica.
Com a LetsSign, você pode criar modelos de termos de consentimento diretamente na plataforma ou fazer o upload de documentos já existentes. É possível personalizar os campos conforme a necessidade, seja para a coleta de dados sensíveis, autorização de uso de imagem ou adesão a uma nova política interna. Por exemplo, você pode criar um modelo padrão para o consentimento da LGPD e reutilizá-lo para todos os novos colaboradores, garantindo padronização e agilidade.
Uma vez que o modelo está pronto, o envio para os funcionários é feito de forma automática e em massa. O colaborador recebe um link por e-mail ou SMS, acessa o documento de qualquer dispositivo e assina eletronicamente com validade jurídica. A plataforma da LetsSign garante uma experiência simples para o usuário, o que aumenta a taxa de adesão e reduz o tempo de coleta. Assim, o RH não precisa mais correr atrás de cada assinatura individualmente.
Após a assinatura, todos os termos de consentimento são armazenados em um ambiente seguro na nuvem, com criptografia de ponta e controle de acesso. A LetsSign garante que apenas pessoas autorizadas possam visualizar os documentos, protegendo a privacidade dos funcionários. Além disso, a plataforma facilita a busca e a organização dos arquivos, permitindo que o RH localize rapidamente qualquer termo de consentimento sempre que necessário, seja para uma auditoria interna ou para responder a uma solicitação do titular dos dados.
Adotar a solução LetsSign para gerenciar o termo de consentimento digital dos funcionários traz benefícios que vão além da conformidade. A plataforma oferece:
Em resumo, a LetsSign não é apenas uma ferramenta de assinatura eletrônica, mas uma parceira estratégica para a modernização e a segurança do seu RH. Com nossa solução, a gestão do termo de consentimento digital se torna um processo simples, seguro e totalmente alinhado às melhores práticas de governança corporativa.
Não espere que um problema de conformidade bata à sua porta. Transforme a gestão de consentimentos da sua empresa hoje mesmo.
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